El comienzo de un nuevo año siempre trae consigo el impulso de hacer cambios radicales a nuestro alrededor. Esto a menudo implica deshacerse de cosas que ahora clasificaríamos como inutilizables y otras cosas que simplemente han perdido su atractivo, una actividad comúnmente conocida como ordenar.

Las empresas en particular, se beneficiarían significativamente de esto, ya que podría liberar espacio de trabajo en la oficina y eliminar tareas innecesarias. Y ahora que muchas de las actividades comerciales y las funciones de los empleados giran en torno al uso de la tecnología, la ordenación digital se ha vuelto tan importante como la física.

Realizar un ordenamiento digital dentro de la organización puede simplemente requerir que los propios usuarios inicien algunos procesos sencillos, o puede requerir la intervención del equipo de TI interno o de los servicios profesionales de TI. Dicho esto, aquí hay seis formas infalibles de ordenar digitalmente su empresa:

1. Realice una auditoría de sus carpetas y archivos

Si no ha estado ordenando regularmente o al menos una vez al año, lo más probable es que sus archivos y carpetas estén esparcidos por diferentes escritorios y dispositivos sin una organización adecuada. Peor aún, muchos de esos archivos podrían haber dejado de ser útiles en este momento y solo están ocupando un valioso espacio de almacenamiento.

Haga que cada empleado haga un barrido rápido de los archivos y carpetas almacenados en sus PC y / o portátiles, y permítales clasificar cada uno de ellos por edad, tipo (p. Ej., Documento, hoja de cálculo, presentación) y relevancia. Tenga cuidado al eliminar archivos aparentemente inútiles porque es posible que nunca sepa cuándo pueden ser necesarios como referencia. En su lugar, archívelos en una carpeta separada a medida que avanza al siguiente paso.

2. Haga una copia de seguridad de sus computadoras y archive archivos antiguos

Tan pronto como se hayan revisado y organizado los archivos, es hora de colocarlos en espacios de almacenamiento más apropiados. Sin embargo, hágalo solo después de haber realizado una copia de seguridad adecuada de sus computadoras. Muchas empresas ya cuentan con un sistema de respaldo que les permite respaldar los datos con regularidad en un disco duro externo o en un almacenamiento en la nube. Si está haciendo esto, entonces hay una cosa menos de la que preocuparse.

Ahora, dependiendo de las políticas de retención de documentos de la organización, simplemente deshacerse de los archivos antiguos no siempre es una opción. Por ejemplo, se recomienda conservar para siempre los documentos financieros, fiscales y legales. Pero hay una manera de almacenar mejor los archivos antiguos sin que ocupen mucho espacio en su estación de trabajo o abarroten sus carpetas actuales. Puede comprimir carpetas con archivos antiguos antes de archivarlos para que ocupen mucho menos espacio. Alternativamente, también puede almacenarlos en una unidad externa o cargarlos en un almacenamiento en línea.

3. Organice un sistema de carpetas y practique la coherencia en su convención de nomenclatura de archivos.

En este punto, los empleados ya deberían haber identificado los archivos que desearían tener en el almacenamiento activo, es decir, archivos, registros, documentos a los que desearían acceder fácilmente y con un día de anticipación. Pero simplemente tenerlos a mano puede no ser suficiente. Vaya un paso más allá organizando las carpetas y los archivos para que se encuentren aún más rápidamente.

Cree carpetas principales que funcionen mejor para sus tareas particulares, p. Ej. por mes o por categoría (p. ej., nómina, registros de empleados, etc.) y luego anide las subcarpetas debajo de estas por fecha o tipo de archivo. Puede facilitar aún más las cosas utilizando un estándar en la denominación de archivos. Ser lo más coherente y descriptivo posible afectará su capacidad para encontrar esos archivos más adelante.

4. Limpieza de disco

Los empleados no tienen que dedicar tanto tiempo y esfuerzo a ordenar su espacio de trabajo en línea si son inteligentes al respecto. Por ejemplo, existen soluciones que puede ejecutar para identificar cualquier aplicación que se cargue durante el tiempo de inicio. Una vez identificados, puede optar por retrasarlos una vez finalizado el inicio o eliminarlos por completo desde el inicio.

Algunas herramientas están preinstaladas en los sistemas operativos. La herramienta de limpieza de disco incorporada de Windows puede buscar, analizar y borrar de manera eficiente cualquier archivo inútil del disco duro. Mac OS también tiene una herramienta similar que puede encontrar en Información del sistema> Administración de almacenamiento.

5. Sistemas actualizados

Una actividad de limpieza digital también es un buen momento para asegurarse de que está utilizando las últimas versiones de su software empresarial, aplicaciones de oficina, extensiones de navegador, etc. Esto garantiza que tiene las últimas funciones y características de seguridad de sus programas. Como la mayoría de las empresas están implementando las mismas aplicaciones para todos sus equipos de escritorio y dispositivos, lo ideal es que una actualización en toda la organización la inicie el departamento de TI o los servicios de TI externos.

6. Auditoría del sitio web

El sitio web de la empresa es uno de los activos de marca más visibles y valiosos que posee una empresa. Pero, ¿qué pasa si la información que ofrece está desactualizada, los enlaces no funcionan y el back-end del sitio está lleno de páginas abandonadas o incompletas? Sí, esto sucede si nadie lo vigila de cerca.

Al hacer un ordenamiento digital, incluya una revisión exhaustiva del sitio web, asegurándose de que la información y los precios estén actualizados con enlaces que redireccionen a donde deberían. Mantener su sitio actualizado y relevante seguramente contribuirá en gran medida a mejorar su visibilidad en línea.

Con estas mejores prácticas de ordenación digital, junto con servicios profesionales de TI, su empresa y sus empleados ahora están bien equipados para cumplir con las cargas de trabajo comerciales con menos distracciones, más concentración y mejor productividad.